Impressoras para escritório: Dicas para não desperdiçar dinheiro

Quando o assunto é impressora para escritório, todos querem equipamentos que atendam as necessidades diárias, mas que também não sejam caros.

Como há muitos modelos e variações de impressoras e multifuncionais para escritórios hoje em dia, a tarefa de adquirir esses equipamentos se torna mais complexa.

Normalmente as pessoas buscam relatos e experiências de outras pessoas para tomarem suas próprias decisões.

Isso pode ser um erro.

Há diversos tamanhos de escritórios e diferentes necessidades.

Neste artigo você vai aprender facilmente como escolher a melhor impressora para seu escritório, com sugestões de equipamentos para cada tamanho de escritório.

Quais as necessidades dos funcionários?

O primeiro passo para escolher as impressoras para o seu escritório é levantar todas as necessidades habituais do seu ambiente de trabalho.

• Qual é o volume de impressão mensal?
• Qual é a resolução mínima?
• Quais os formatos de papel impressos?
• Será impresso somente preto e branco ou também colorido?
• Há necessidade de funcionalidades adicionais, como escâner ou fax?
• É preciso conexão Wi-fi?

Volume de impressão

O volume de impressão é a métrica mais importante na hora de escolher as impressoras com o melhor custo benefício para seu escritório.

Procure impressoras que possuam um ciclo mensal de impressões maior do que o volume de impressão mensal do seu escritório.

O motivo é:

Isso garante que equipamento dificilmente irá apresentar problemas devido ao desgaste excessivo.

Além disso, todo escritório passa por “aqueles dias” em que o pico de impressão sobe além do esperado, e quando um equipamento não está preparado pra uma demanda incomum, podem ocorrer diversos transtornos, como atolamentos de papel e defeitos mecânicos.

Resolução

Se no seu escritório as imagens nas impressões ficam em segundo plano, ou seja, se resumem a logos e outros detalhes de pouca importância, uma multifuncional com 600  de resolução já é o suficiente.

Por outro lado, se a necessidade de imagens é alta, procure equipamentos com 1200 DPI.

Formato de papel

Confira se as impressoras que você está pesquisando suportam todos os formatos que os funcionários precisam imprimir.

Os mais comuns em escritórios são os formatos A3 e A4.

Além disso, verifique se a impressora é compatível com papéis especiais, caso seja preciso.

Por exemplo:

Alguns escritórios precisam imprimir em papel cartão ou fotográfico periodicamente.

Preto e branco ou colorido

Tenha em mente que as impressoras coloridas para escritórios são mais caras do que as preto e branco.

Por isso é importante decidir se realmente há a necessidade de imprimir colorido.

Multifuncionais

Na grande maioria das vezes, um escritório não tem como “fugir” das impressoras multifuncionais, pois possuem necessidades diárias de realizar cópias e digitalizações.

Para estes tipos de operações a multifuncional é essencial para manter o fluxo de trabalho sem interrupções e transtornos.

Em uma multifuntional para escritórios você encontra:

• Copiadora: Comum em qualquer multifuncional, as copiadoras estão disponíveis em impressoras jato de tinta e laser. Como o nome já diz, servem para realizar cópias de documentos físicos
• Scanner: Os scanners permitem transferir documentos para um computador. Disponíveis em impressoras jato de tinta e laser
• Fax: Ainda há escritórios que possuem processos onde há a necessidade do uso do fax. Por esse motivo as máquinas de fax são comuns em multifuncionais, seja jato de tinta ou laser

Estes equipamentos são muito versáteis e possuem funções essenciais para qualquer escritório, seja de pequeno, médio ou grande porte.

Fique atento:

As multifuncionais são impressoras com funções adicionais, por este motivo possuem as mesmas regras de tecnologia das impressoras jato de tinta ou laser.

O recomendado é:

• Microempresas ou home office: Jato de tinta.
• Pequenas, médias ou grandes empresas: Laser/LED.

Conexões

Há escritórios em que as impressoras serão estão ligados diretamente na Wi-fi.

Por isso é importante saber se a infraestrutura da sua empresa está pronta para receber os equipamentos.

Aluguel de impressoras/multifuncionais para escritórios

Uma opção para diminuir custos rapidamente é optar em alugar todos os equipamento de impressão.

O motivo é simples:

Primeiramente, empresas de outsourcing de impressão possuem especialistas na área, e eles vão sugerir facilmente quais impressoras serão capazes de suprir as suas necessidades com o menor custo possível.

Além disso, todo o reabastecimento de suprimentos das impressoras fica a cargo da empresa contratada, assim como toda a manutenção dos equipamentos.

Há empresas que deixam um equipamento substituto no seu escritório, caso precisem retirar o original para realizar a manutenção.

Outras vantagens são:

• Renovação de todos os equipamentos de impressão sem custos;
• Economia com suprimentos;
• Assistência técnica e manutenção preventiva e corretiva durante toda a vigência do contrato;
• Gerenciamento de impressão completo, incluindo contabilização, cotas e segurança.

Mas preste atenção:

Há empresas que prometem custo baixíssimos e um mar de vantagens, porém, pecam na hora de cumprir o combinado.

A empresa tem que deixar claro todas as suas responsabilidades, principalmente qual é o prazo para que um técnico chegue até o local do seu escritório, caso ocorra algum problema com os equipamentos.

Cuidados com os custos invisíveis de impressão

A maioria das pessoas que compram as próprias impressoras levam em consideração somente o valor do equipamento e do cartucho.

Isto esta errado, pois, além do valor do equipamento e dos cartuchos, ainda é preciso levar em conta o valor do papel, o valor das peças consumíveis da impressora (que precisam ser trocadas periodicamente), e até o valor do tempo dos funcionários que ficarão encarregados pelas impressoras.

E tem mais.

Ainda temos a mão de obra técnica, ou você acha que suas impressoras nunca terão problemas?

É uma conta complexa, por isso muito pessoas desistem de fazer.

No final a conta é maior do que você imagina.

Por outro lado:

Uma empresa de outsourcing de impressão informará o custo de impressão das impressoras antes mesmo que você contrate o serviço.

Impressoras para micro escritórios e home office

Para pequenos escritórios ou home office, onde o volume de impressão é baixo e não é preciso uma qualidade excepcional, o mais recomendado é uma impressora jato de tinta.

Sabe por que?

Porque as impressoras jato de tinta são mais baratas em relação às laser, e seu cartuchos de tinta também são mais baratos.

Impressoras para escritórios pequenos, médios e grandes

De um modo geral, a impressora laser é recomendada para qualquer tipo de escritório, seja de contabilidade, arquitetura e engenharia, advocacia e demais.

O motivo é que a qualidade e velocidade de impressão da tecnologia laser é muito superior à jato de tinta.

Além disso:

O toner (tipo de tinta usada na impressora laser) dura muito mais tempo do que um cartucho de tinta de uma impressora jato de tinta, e a qualidade e velocidade também são superiores.

Isso quer dizer que não será preciso ficar trocando cartuchos a todo momento ou correr riscos com a de falta de suprimentos em pleno horário de trabalho.

Outra vantagem é:

A secagem da tinta com a tecnologia laser/LED é quase instantânea.

Sugestão: Impressoras A4 preto e branco para escritório

A impressora preto e branco MPS5501b é rápida e econômica, direcionada ao mercado corporativo de médio e grande porte, ideal para escritórios onde o volume de impressão é maior.

• Tecnologia LED
• Recomendada para um volume de impressão mensal de até 280 mil páginas.
• Resolução chega a 1200 DPI
• Bandeja padrão para 630 folhas, expansível até 3.160 folhas
• Produz até 55 páginas por minuto

A OKI ES 5112 é a uma impressora preto e branco que imprime em formato A4.

• Tecnologia LED
• Recomendada para um volume de impressão mensal de até 120 mil páginas.
• Resolução chega a 1200 DPI
• Bandeja suporta até 530 folhas
• Produz até 47 páginas por minuto

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Até a próxima.