Comprar impressora ou alugar impressora: Quer ajuda na decisão?

Essa ainda é uma dúvida relativamente comum no mundo corporativo, até porque muita gente ainda tem a ideia de que ao adquirir uma ou várias impressoras está fazendo um ótimo investimento. Afinal, a máquina passa a fazer parte do ativo da empresa e a independência que ela proporcionará cobrirá esse investimento. Mas, na verdade, a resposta não é tão simples assim. Comprar impressora ou alugar impressora na verdade é uma decisão que depende da análise de diversos fatores, como a situação do parque de impressão e o perfil do cliente. Para isso, o ideal é calcular o volume de impressão, o nível de necessidade de assistência técnica e o investimento em hardware para determinar o custo total e de retorno e analisar qual a melhor opção.

Fazendo as contas antes de se decidir entre comprar impressora ou alugar impressora

De uma forma geral, pode-se dizer que quanto maior o volume de impressão, mais vantajoso é o sistema de locação de impressora. Isso acontece porque, além de ser maior o gasto com os suprimentos há também um maior desgaste da máquina. Imagine que uma impressora é composta por mais de mil peças, algumas quase tão caras quanto um equipamento novo. Ou seja, quanto maior o uso, maior a necessidade de manutenção.

É claro que um equipamento novo tem peças em garantia, mas após esse tempo, além do alto valor das peças muitas vezes elas são difíceis de achar em estoque, o que pode significar uma pausa forçada na sua produção. Por outro lado, na hora de comprar impressora, pense se em 36 meses o equipamento ainda será o ideal para suprir as necessidades da sua empresa – ou se deverá haver a necessidade de trocá-lo. Neste caso, será um novo investimento. E o que você fará com o antigo? Será que haverá valor de revenda? Ele ficará guardado, será jogado fora ou doado?

Não esqueça de calcular também o rendimento por página, o custo real da página. Isso porque a maioria dos fabricantes informa o rendimento das páginas para documentos com 5% da área coberta, mas, na prática, há uma perda de 40% a 50%, em especial em impressões coloridas. Um custo estimado de R$ 0,10, por exemplo, na verdade sai R$ 0,15. Portanto, antes de se decidir entre comprar impressora ou alugar impressora, a dica para fazer a escolha certa é solicitar um diagnóstico completo para calcular qual será o investimento anual com a compra do equipamento e os custos com os suprimentos e a manutenção.

Quando for decidir, faça a comparação entre custos e tecnologia

Ao alugar impressora, no entanto, várias desses custos desaparecem. Isso porque quando você opta pelo sistema de locação o foco principal é justamente o serviço. A empresa especializada tem toda uma logística de manutenção, reposição de suprimentos, possibilidade de troca imediata de equipamentos que torna o gasto muito menor. Além disso, sua empresa também pode fazer uma gestão completa de volume de impressão através de um software de bilhetagem e cotas por usuários, que colabora para baratear ainda mais o valor mensal, reduzindo o volume impresso.

Com o outsourcing de impressão, você reduz seus custos empresariais ficando com mais orçamento para investir em outras áreas. Além disso, com a gestão de impressão de documentos é mais fácil proteger informações, evitando que haja reprodução e distribuição de documentos confidenciais, por exemplo. Você sabe exatamente quem e quando imprimiu determinada coisa, além de delegar permissões de acordo com a sua estratégia administrativa.

Ao mesmo tempo, todo o seu material impresso ganhará muito mais qualidade e uniformidade, já que seu equipamento estará sempre em perfeito estado e alinhado com as suas necessidades corporativas. Sua imagem ganha mais profissionalismo, reforçando sua marca no mercado. E você não corre o risco de ficar com equipamento obsoleto, porque ele está sempre sendo atualizado conforme a demanda da sua empresa, assim como os softwares de última geração. Tudo isso sem qualquer investimento inicial.

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