Como organizar uma gráfica rápida para aumentar a produtividade?

Um dos maiores desafios de uma gráfica é criar um processo de produção que corra com naturalidade, e assim diminua os erros e aumente a produtividade da equipe.

Para vencer este desafio, organizar corretamente o ambiente é indispensável.

Mas afinal, como organizar uma gráfica?

Para começar, a gráfica deve organizar a recepção para gerar menos filas e agilizar o atendimento. Além disso, os equipamentos devem ser organizados de modo que haja um fluxo natural no processo de produção, desde a solicitação de serviço até a finalização e preparo para entrega.

Quer descobrir, em detalhes, como implementar essas técnicas?

Veja abaixo.

Caso não possa ver o vídeo, confira o guia logo abaixo:

Organizando a recepção da gráfica

Muitas vezes o balcão de atendimento é o “cartão de visitas” de uma gráfica.

Por isso os vendedores precisam fazer com que ele funcione como uma vitrine, onde os melhores trabalhos ficam expostos para atrair mais clientes para sua gráfica.

O motivo é simples:

Quando um cliente entra na gráfica, ele se depara com os melhores trabalhos. Isso funciona como um gatilho psicológico no subconsciente do consumidor.

Qual é o resultado deste gatilho?

Mais vendas para a gráfica.

E para melhorar o atendimento:

Coloque algumas ilhas de autoatendimento no local. Assim, o cliente pode fazer suas próprias impressões, e se dirigir ao caixa somente para pegar as impressões e fazer o pagamento.

Mas o que são essas ilhas?

São computadores com entradas USB para que os clientes possam enviar seus arquivos.

Essa solução agiliza o atendimento dos clientes que querem imprimir coisas simples, como, por exemplos, apostilas.

Organizando as máquinas de produção

Depois que a recepção está pronta para encantar os clientes e facilitar o atendimento, está na hora de organizar as máquinas gráficas para que evitar gargalos na produção.

Preparamos um esquema de disposição dos equipamentos que vai ajudar sua equipe a trabalhar de forma mais organizada, diminuindo a quantidade de erros de produção e aumentando a velocidade de entrega.

1. Balcão de edição

O balcão de edição é onde o designer vai trabalhar.

Ele deve ficar no começo do fluxo, pois é o primeiro passo, caso o trabalho necessite de tratamento de imagem, desenvolvimento de artes ou outras demandas.

2. Estoque

Após passar pelas mãos do designer (ou não), é preciso separar os materiais que você vai precisar para realizar o trabalho.

Por este motivo, o estoque é o segundo passo no fluxo de produção, próximo ao balcão de edição.

O que devo guardar neste estoque?

Papéis desumidificados, cartuchos de tinta, grampos e outros materiais de acabamento. Basicamente todos os materiais que a sua gráfica costuma usar no dia a dia.

3. Equipamentos de impressão

As impressoras e plotters devem estar no terceiro lugar do fluxo, pois, já temos as artes e os papéis, agora é hora de imprimir.

E a melhor parte é:

Manter as impressoras logo após o estoque de papéis diminui as chances de usar o papel errado.

4. Equipamentos de acabamento

Aplicar o acabamento é o quarto passo do fluxo, tornando natural o processo de retirar o papel das impressoras e realizar os acabamentos necessários.

Você terceiriza os acabamentos?

Pode seguir diretamente para o próximo passo.

5. Produtos finalizados

Por fim, um local onde os produtos finalizados serão organizados.

Pode ser um balcão ou armário. O importante é manter os produtos prontos para serem entregues de forma rápida e organizada.

6. Mesa de apoio

A mesa de apoio não é um simples passo, ela faz parte de todo o processo.

Por isso, posicione a mesa no centro da operação.

Essa mesa vai auxiliar os funcionários nas tarefas diárias como preparar as embalagens, cortar papéis, medir os produtos e etc.

Tudo isso sem prejudicar o fluxo ao redor.