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Quem nunca reparou aquelas pessoas que pensam que imprimir é de graça? Elas imprimem, olham, não gostam, jogam fora e começam a imprimir tudo outra vez.
Isso sem falar na quantidade de besteiras que muitos funcionários imprimem, como fotografias, contas bancárias e outros documentos sem relação com o trabalho.
Sejamos sinceros:
Isto acontece em todas as empresas.
A diferença entre as empresas que tem gastos desnecessários e as que não tem é o gerenciamento de impressão.
Este recurso permite que os gestores tenham conhecimento sobre tudo que é impresso dentro da corporação, e assim possam tomar as decisões corretas.
Neste artigo você vai descobrir facilmente como uma boa gestão das impressoras pode reduzir o desperdício com papéis, tintas e peças, além de fornecer total controle dos custos com impressão de todos os departamentos.
O que é gerenciamento de impressão?
Gerenciamento de impressão é o conjunto de técnicas usadas, normalmente por empresas, para manter controle sobre tudo o que é impresso. Isso é feito com a ajuda de softwares de bilhetagem de impressão, implantação de servidores de impressão e recursos de impressão segura.
Além da vantagem de da gestão simplificada, ainda é possível ter controle absoluto sobre tudo o que está sendo impresso, reduzindo custos com tinta, papel, peças e energia elétrica.
Quanta economia o gerenciamento de impressão gera?
Sua empresa imprime mais de 1000 páginas por mês?
Se a resposta for sim, isto significa que com o gerenciamento de impressão adequado, é possível economizar cerca de 30% com gastos de impressão por mês.
Como implementar o gerenciamento de impressão na minha empresa?
Depois de ver tanta vantagem, você deve estar se perguntado:
Mas como eu posso fazer a gestão de impressão corretamente na minha empesa?
Por isso preparamos um passo a passo com algumas técnicas que permitem uma gestão de impressão completa na sua empresa.
Todos os passos são obrigatórios?
Não.
Você pode implementar 1 ou 2 dos 3 passos recomendados, a melhoria da gestão e a economia já vão ser notáveis.
Porém, recomendamos que você tente implementar todos os passos para uma gestão completa.
Passo #1: Organizando os trabalhos com servidores de impressão
O primeiro passo é organizar a infraestrutura relacionada as impressoras.
Mas não se preocupe.
Não é preciso quebrar paredes ou passar fios por todos os lados.
Estou falando da implantação de servidores de impressão, um simples hardware ou software responsável por organizar todo o fluxo de impressão e facilitar a gestão das impressoras.
Como isto funciona?
A função principal do servidor de impressão é organizar todos os trabalhos de impressão que vem dos computadores ligados à rede.
- Gestão centralizada: Todas as configurações de impressão, auditorias e gestão de permissões são realizados em um único local;
- Filas de impressão: Todos os trabalhos enviados pelo funcionários são agrupados em uma fila organizada de impressão;
- Auditoria simplificada: Todas as informações sobre suprimentos e erros de impressão ficam centralizadas, assim o administrador pode acessar tudo facilmente.
- Drivers compartilhados: Os drives são instalados no servidor e compartilhados com os computadores da rede.
Todos os dados de insumos das impressoras, e também os arquivos enviados pelo usuários ficam em só um lugar, facilitando o trabalho de gestão do administrador.
Ou seja:
Não importa se a rede da empresa é grande ou pequena, um servidor de impressão é essencial.
Mas fique atento:
É necessário um computador exclusivo para o servidor de impressão.
Porém, para redes com até cinco computadores pode-se usar um como um servidor.
Passo #2: Mantendo o controle das impressões através do software de bilhetagem
Agora que a questão da infraestrutura já foi resolvida, e o administrador pode gerenciar tudo facilmente, está na hora de controlar o que está sendo impresso dentro da empresa.
Afinal, toda empresa está sujeita a isto:
Os funcionários podem imprimir o que quiserem, seja um contrato da empresa ou uma fotografia pessoal.
Convenhamos:
Nenhum gerente ou administrador pode perder o dia todo examinando a fila de impressão para conferir se os funcionários estão imprimindo documentos pessoais ou empresariais.
É aí que entra o software de bilhetagem de impressão.
Ele proporciona a possibilidade de acompanhar de perto o que está acontecendo, de forma que é possível comparar períodos e descobrir se há ou não desperdício de material.
- Impressão transparente: É possível identificar por quem, quando, onde e qual documento foi impresso;
- Cotas de impressão: É possível determinar os limites de impressões e cópias, por página, valor ou cor. Separado por usuário ou grupos de usuários;
- Impacto ambiental: Há uma redução considerável no desperdício de papel, suprimentos e custos com manutenção de equipamentos de impressão;
- Rateio de custos com impressão: O sistema gera e mantem os registros contábeis das operações de produção das impressoras da empresa.
De forma fácil e intuitiva, o software de bilhetagem organiza o ambiente, tornando mais fácil o controle de despesas por departamento.
Assim você passa a ter o controle de todas as informações do usuário que enviou o arquivo para impressão, e pode estabelecer cotas por usuário ou departamento, e ainda promover a conscientização do uso responsável, evitando o desperdício.
Passo #3: Garantindo a privacidade dos documentos com a impressão segura
Mesmo com o servidor de impressão gerenciando as filas e o software de bilhetagem registrando tudo o que é impresso pelos usuários, ainda é possível que ocorram erros humanos.
Documentos esquecidos na bandeja, perdidos ou pegos por engano por outro usuário são o tipos de problemas que podem acontecer todos os dias.
Vamos concordar:
Toda empresa precisa garantir que certos documentos sigilosos não caiam em mãos erradas, não é?
Uma solução de impressão segura pode garantir isso.
Como? Simples:
Forçando os funcionários a realizar a autenticação manual na impressora antes que a impressão seja concluída.
Desse modo o documento só será impresso da quando o funcionário estiver fisicamente próximo a impressora.
- Flexibilidade: A impressão não é mais vinculada a um equipamento específico, é possível enviar o arquivo e retirar a impressão em qualquer equipamento da rede.
- Custos e meio ambiente: Reduz a quantidade de papel não coletado das bandejas;
- Segurança: Não há mais documentos esquecidos ou perdidos nas impressoras, pois os usuários devem fazer a autenticação manual para que o arquivo seja, de fato, impresso;
- Aumento de produtividade: As impressões podem ser feitas em qualquer equipamento, reduzindo as filas nas impressoras e anulando os documentos amontoados nas bandejas.
Além disso, é possível implantar uma solução de acordo com a necessidade da empresa, as opções são:
- Liberação via Web;
- Embarcado via impressora;
- Embarcado via tablet;
- Leitor de cartão.
Ficou com algum dúvida ou quer dar uma sugestão? Comente abaixo ou entre em contato diretamente pelo nosso site!
Até a próxima.
Fonte: https://helioprint.com.br