Por que o atendimento e suporte técnico são importantes no outsourcing de impressão

Se você já se decepcionou com o outsourcing de um serviço de impressão para sua empresa, agora vai entender por que isso aconteceu e aprender como evitar que aconteça novamente.

Depois de tanto tempo investindo em impressoras de qualidade para sua empresa, disponibilizando funcionários para cuidar da manutenção das máquinas, atolamento de papel, compra de suprimentos e outras atividades que fazem parte desse processo, você percebe que é muito mais fácil – e barato – contar com o suporte técnico do outsourcing de impressão e, então, opta pelo serviço.

Durante o processo, pesquisa por empresas especializadas, compara preços, busca a opinião de quem já contratou e, enfim, terceiriza. Mas, depois de um, dois meses, quando você precisa do suporte da contratada, percebe que, na verdade, “comprou gato por lebre” e, que, no fim, as impressoras estão dando mais problemas do que antes. A qualidade da impressão mudou e o suporte não é tão rápido como você imaginava. 

Por que isso aconteceu? – Você se pergunta. A verdade é que você pode ter focado muito mais no equipamento, no preço e na facilidade de contar com o serviço, do que na qualidade do suporte. 

Empresas que oferecem outsourcing de impressão precisam sim, investir em impressoras de alta qualidade; saber quais equipamentos são ideais para a demanda dos clientes; usar bons materiais e . Mas, também, precisam contar com profissionais qualificados, proporcionar um atendimento ágil, que supra as necessidades dos contratantes.

Afinal, quem terceiriza a impressão, não quer mais se preocupar com a falta de tinta e com a manutenção das máquinas. 

A qualidade do suporte é fundamental para que a terceirização funcione da melhor forma possível.

Com a tecnologia que temos hoje, é possível prever o mau funcionamento das máquinas e resolver o problema antes que ele ocorra de fato. Mas isso só acontece quando a empresa especializada se importa com os clientes, investindo na capacitação dos atendentes e do time de suporte. 

Diante de tantas opções no mercado, como descobrir se uma empresa de outsourcing de impressão oferece atendimento suporte de qualidade? Confira algumas dicas: 

O suporte oferecido pela empresa é oficial? 

Se você está terceirizando a impressão, é porque deseja um serviço melhor e que atenda suas demandas com rapidez e qualidade, certo? Uma forma de descobrir se a empresa que você está contratando tem um bom suporte é identificando:

• se ela trabalha com bons equipamentos;
• se tem uma equipe especializada;
• se o atendimento foi autorizado pelas fabricantes das impressoras e suprimentos. 
  

Uma marca de confiança não irá associar seu nome a uma empresa que não entrega tudo aquilo que propõe – e aí está um indício de que a contratada é confiável e se importa com os clientes. Portanto, antes de fechar contrato, confira se a terceirizada oferece um suporte oficial. 

O que você precisa para abrir um chamado técnico? 

Muitas vezes, durante a compra do serviço, nos empolgamos com as funcionalidades, com a facilidade, o preço e demais benefícios e nos esquecemos de perguntar sobre o que acontece caso tenhamos um problema. Se alguma das impressoras de sua empresa precisar de manutenção, se tiver atolamento de papel, se faltar suprimento, o que fazer? 

Se esses processos não foram bem explicados pela empresa que oferece o serviço, duvide, questione. Você precisa saber exatamente o que fazer diante de uma situação como essa, em que o equipamento precisa ser consertado ou trocado rapidamente. Informe-se sobre os seguintes pontos:

• como abrir um chamado;
• como funciona esse processo;
• quanto tempo leva;
• se existem taxas extras;
• quem fará o trabalho (são especialistas?);
• tem algum login, número de acesso, telefone?

Quando você tem todas essas informações em mente, sabe o que deve exigir caso precise acionar o suporte técnico. Isso é uma forma de se proteger e garantir que a empresa continue no mesmo ritmo de antes, quando as impressoras estavam funcionando 100%.

O atendimento foi tão bom quanto o serviço que ofereceram? 

Ok, nós sabemos que este tópico será um pouco óbvio – mas ele é necessário. Na pressa para contratar a terceirizada e melhorar os processos de impressão em sua empresa, talvez você deixe de prestar atenção na forma como está sendo atendido. 

Há uma linha muito tênue entre um bom e um mau atendimento. Claro que existem fatores muito claros sobre ser mal-atendido: preconceito, desinteresse, e muitos outros. 
Mas, é preciso estar atento a alguns detalhes:

• a forma com que os atendentes respondem suas perguntas;
• se essas respostas são rasas ou têm fundamento;
• se você consegue encontrar as informações que eles falaram no site da empresa;
• se está tudo documentado;
• se eles tiram suas dúvidas com confiança e mostram que sabem o que estão vendendo.

Quando todas as impressoras da sua empresa estão nas mãos de outra, é importante estar atento a tudo para futuramente não se arrepender. Outro ponto importante com relação a isso, é saber se o atendimento é nacional; se há suporte perto do seu negócio e se ele é abrangente, caso você tenha filiais.

Um bom suporte técnico de outsourcing de impressão evita muitas dores de cabeça

Esperamos que você entenda que um bom suporte técnico do  pode facilitar consideravelmente o dia a dia da sua empresa.

Mas, para que você aproveite de fato as funcionalidades e os benefícios que a terceirização oferece, precisa ter a certeza de que está contando com um bom atendimento, que vai resolver seus problemas rapidamente, que não terá custos extras e que está dentro de tudo aquilo que foi vendido para você.

Quer saber mais sobre outsourcing? Continue no blog da Fabmetal. Aqui você encontra conteúdos com informações relevantes, que abrirão a sua mente e farão com que você escolha impressoras e serviços melhores, que realmente atendam às suas necessidades. Até a próxima!