Como escolher a melhor impressora para sua empresa

Para a maioria das pessoas, impressoras são todas iguais, mas quando é preciso decidir qual é a melhor impressora para sua empresa, tudo fica mais complicado.

Com uma busca simples você se encontra dezenas de informações, e logo começam a surgir algumas dúvidas como: multifuncional ou impressora? jato de tinta ou laser? preto e branco ou colorido? comprar ou alugar?

Mesmo que seja uma empresa pequena, média ou grande, com tantas possibilidades disponíveis, o que deveria ser uma escolha simples se torna um desafio de conhecimento.

Sabe por que?

Porque há empresas que vão precisar de uma impressora, scanner, fax e copiadora, outras tem a necessidade de imprimir imagens com altíssima qualidade, e ainda há aquelas que possuem um grande volume mensal de impressão.

Para cada um desses cenários é preciso equipamentos com tecnologias diferentes.

Parece complicado, mas não se preocupe.

Neste artigo você vai aprender facilmente como escolher a melhor impressora para sua empresa de pequeno, médio ou grande porte.

Conheça os tipos de impressoras para empresas

Há diversas opções de impressoras empresariais no mercado para se encaixar em diversos tipos de negócio.

Mesmo que você esteja procurando impressoras para empresas de pequeno, médio ou grande porte, é preciso prestar atenção em alguns detalhes para não perder dinheiro, e assim tirar o melhor proveito.

Lembre-se:

A melhor escolha é aquela que apresenta o melhor custo-benefício, com qualidade e eficiência, potencializando a capacidade do seu negócio.

Confira abaixo as principais características de impressoras que geralmente são utilizadas em empresas.

É melhor comprar ou alugar impressoras para empresas?

Hoje em dia é muito difícil ver empresas comprando suas próprias impressoras.

Sabe por que?

Porque, mesmo que a princípio pareça um bom investimento, os gastos com suprimentos, manutenção e, o que é pior, a troca, são processos que custam muito caro.

Além disso, comprar uma impressora significa dizer que a empresa será responsável pela gestão de impressão e suprimentos.

Ou seja:

Além dos custos com os equipamentos, ainda será preciso alocar pessoal garantir que tudo funcione perfeitamente todos os dias.

Por outro lado, o aluguel de impressoras pode trazer uma serie de vantagens à empresa, por exemplo:

• Renovação de todos os equipamentos de impressão sem gastos à empresa
• Economia com suprimentos
• Assistência técnica e manutenção preventiva e corretiva durante toda a vigência do contrato
• Possibilidade de equipamentos de backup em ocasiões onde o original está sendo consertado.
• Gerenciamento de impressão completo, incluindo contabilização, cotas e segurança

Características importantes para comprar uma impressora empresarial

Talvez você ainda prefira comprar as impressoras e arcar com todos os custos e mão de obra envolvidos, ou talvez só esteja curioso.

Nesse caso preparamos um pequeno guia com o detalhes que você precisa prestar atenção na hora de escolher as impressoras ideais para sua empresa.

Isto é extremamente importante para encontrar a impressora ideal para sua empresa, e assim garantir que não haverá custos desnecessários e desperdício de recursos.

Para isso você das seguintes informações:

• Qual é o volume de impressão?
• Qual é a resolução de impressão mínima?
• Qual serão os tamanho das impressões (formatos dos papéis)?
• Será impresso somente preto e branco ou também colorido?
• As impressoras precisam de funcionalidades adicionais?
• Quais os requisitos de rede?

Vamos falar um pouco mais sobre elas abaixo.

Resolução de impressão (DPI)

O DPI é a capacidade de resolução de imagem da impressora. Quanto maior a resolução, mais nítidas serão as impressões.

Para empresas que trabalham com imagens:

É preciso uma impressora com, no mínimo, 600 DPI, porém, para imagens com excelente qualidade, o recomendado é 1200 DPI.

Resoluções acima de 1200 DPI são geralmente usadas por fotógrafos profissionais ou em impressões fine art.

Por outro lado:

Se você precisa imprimir principalmente textos, a resolução de 300 DPI será o suficiente.

Volume de impressão

Trata-se da quantidade de impressões que você estima fazer mensalmente.

Isto é importante para definir os modelos dos equipamentos de impressão que você precisará.

Por exemplo:

Se a sua empresa costuma imprimir 20 mil páginas por mês, você deve obrigatoriamente escolher um modelo de impressora que tenha o ciclo mensal recomendado maior que 20 mil, pois exceder esses limites traz diversos problemas mecânicos rapidamente.

Para facilitar:

Empresas onde há grandes volumes de impressão, que precisam de agilidade e qualidade, as impressoras laser são mais recomendadas.

Além da sua alta qualidade e velocidade de impressão, superiores às impressoras jato de tinta, o tempo de secagem da tinta é menor.

Enquanto isso as impressoras jato de tinta são indicadas para microempresas que tenham o volume de impressão baixo, e queiram economizar na aquisição das impressoras, pois estas são mais baratas.

Além do investimento reduzido, seus cartuchos de tinta são mais baratos do que os toners das impressoras laser, porém, imprimem menos páginas. O tempo de secagem de tinta é mais longo.

Formato do papel

Sua empresa só imprime documentos em tamanho A4? ou também há a necessidade, mesmo que pequena, de um tamanho maior, como o A3?

Preste atenção nesses detalhes, pois os equipamentos de impressão são específicos para imprimir formatos pré-definidos.

Não há a mínima possibilidade de imprimir um documento em um formato que a impressora não suporta.

Preto e branco ou colorido

Antes de qualquer coisa, determine se você precisa de uma impressora colorida para sua empresa.

Opte pelo equipamento colorido somente se for preciso, pois a opção preto e branco reduz o investimento inicial e o custo de impressão.

Infraestrutura de rede

Normalmente as impressoras de uma empresa ficam distribuídas na rede, através de .

Porém:

Há ocasiões em que os equipamentos estão ligados diretamente via Wi-fi.

Por isso é importante saber se a infraestrutura da sua empresa está pronta para receber os equipamentos. Converse com os responsáveis pela infraestrutura para entender as necessidades.

Funcionalidades adicionais

Na maioria das ocasiões as empresas possuem diversas necessidades além das impressões.

São cópias de documentos, transferências de recibos computadores ou até o envio de fax.

Nestes casos é preciso que o equipamento seja multifuncional.

Suprimentos

Apesar de não ser um requisito na escolha de impressoras ou multifuncionais empresariais, o uso de suprimentos originais irão garantir qualidade e durabilidade dos equipamentos.

Não há como fugir disso. Suprimentos remanufaturados ou compatíveis podem até ser mais baratos, mas o prejuízo a longo prazo é inevitável.

Entenda:

Os equipamentos são fabricados para receber o suprimento com a qualidade do fabricante, qualquer outro tipo de produto adulterado que seja inserido nas impressoras pode causar falha mecânicas.

Me diga, de que adianta pagar mais barato pelo suprimentos e pouco tempo depois ter que comprar outra impressora?

Talvez você não saiba:

A cabeça de impressão, a peça mais importante da impressora, é diretamente afetada pelo uso de suprimentos não-originais.

Sabe quanto custa uma cabeça de impressão?

Pode chegar até 80% do valor total do equipamento.

Isso sem falar nos problemas que sua empresa vai enfrentar com um equipamento de impressão quebrado.

Quer saber mais sobre alguma impressora empresarial? Entre em contato pelo nosso site ou deixe nos comentários logo abaixo!

Até a próxima.